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Wie Sie Dienstleistungen von Anfang so vereinbaren, dass der Laden gut läuft

Abholer

Sind Sie es vielleicht auch Leid? Immer wieder ausschreiben? Aber häufig geht nun einmal kein Weg daran vorbei. Das Volumen der Vergabe diktiert das Vorgehen. Und der Einkauf hat nun einmal häufig keine Wahl. Die Corporate-Compliance-Regeln sind da eindeutig. Auch, wenn Sie eigentlich mit Ihrem Dienstleister zufrieden sind. Oder zumindest nicht so unzufrieden, dass Ihnen der Aufwand einer Ausschreibung, das Risiko eines Wechsels und die Transferkosten einer erneuten Implementierungsphase als attraktiv erscheinen würde. Auch wenn Sie eigentlich der Meinung sind, dass der übliche Preiswettbewerb, der mit den meisten Ausschreibungen einher geht, nicht wirklich zielführend bezüglich der Leistungsqualität oder des Preis-/Leistungsverhältnisses ist.

Es muss also sein, eine neue Ausschreibung muss her.

Möhre

Aber wie wäre es nun, wenn diese einmal ganz neuen Regeln folgen würde? Regeln, die dafür Sorge tragen, dass Sie eventuell danach nie wieder neu ausschreiben müssen? Weil Sie nämlich nicht nur die Leistung nebst Beschreibung ausschreiben. Sondern insbesondere auch die mit einem Werk einhergehenden Facility Services Management Leistungen? Die, die sonst nie jemand beschreibt bzw. in der Bewerbung einfordert? Oder haben Sie schon einmal in einer Ausschreibung davon gelesen, dass der Dienstleister Ihnen auch konzeptionell seine eigenen Leistungskontrollen darlegen muss (also noch in der Vergabephase)? Oder die Details seiner Dispositionsleistungen (die nämlich einen viel viel größeren Impact auf Leistungsqualität haben, als bspw. die Qualifikation der Ausführenden!)? Oder Ihnen noch vor der Vergabe sein gesamtes Dokumentationswerk eines Leistungswerkes darlegt (und das besteht nicht nur aus ein paar Varianten von Leistungsscheinen oder Schulungsnachweisen, ein FSM-Dokumentenbaum besteht schnell aus über 30 qualitativ hochwertigen Tools)? Wie wäre es damit? Denn das garantiert Ihnen definitiv höhere Leistungsqualitäten als eine noch so ausführliche Leistungsbeschreibung. Und ein solches Ausschreibungsverfahren haben wir exklusiv entwickelt. Übrigens mit den dazugehörigen völlig neuen Vertragswerken. Na? Wäre das was für Sie?

Die Lösung

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Die Lösung ist im Prinzip ganz einfach. Es müssen schlicht und ergreifend wesentlich mehr Dinge in der Ausschreibung platziert werden, als nur ein Standard-Leistungsverzeichnis, deren Beschreibungen, die Objekt-, Flächen- und Anlagenliste, ein Standard-Vertrag und ein paar Corporate-Regelungen. Unsere Ausschreibungselemente umfassen wesentlich mehr und vor allem auch andere Elemente:

Und der Vertrag selber sieht auch ganz anders aus:

Und natürlich fassen wir auch das eigentliche Leistungsverzeichnis an. Denn die gängige Vorgehensweise hat uns diesbezüglich noch nie überzeugt. Nie konnte man auf einen Blick erfassen, wie aufwändig der gesamte Betrieb einer spezifischen Anlage war oder wieviel Wartungen in Summe anfallen. Alles wird immer versteckt in unendlich langen Listen. Das geht auch anders:

Ja, das ist alles viel aufwändiger. Aber nichts ist aufwändiger, als immer wieder neu auszuschreiben. Oder Leistungen zu vereinbaren, die danach niemand messen kann. Sie werden diese Verfahren lieben, das versprechen wir Ihnen…

Step 1: Das Servicekonzept

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Klären Sie, was Sie und Ihre Objekte wirklich brauchen. Und was genau davon auf welche Art und Weise in die Ausschreibung kommt. Oder in die Direktvergabe. Und wie Sie das Ihrer Organisation erklären. Allen. Vorher.

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • internes Kommunikationskonzept
  • Servicekonzept und LV
  • Vergabekonzept (Ausschreibung oder Vertragsertüchtigung)

 

 

Step 2: Das Steuerungskonzept

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Entscheiden Sie, wie Sie steuern wollen. Unsere Empfehlung: Präventiv! Nur so kommt hinten raus, was vorne vereinbart wurde. Und das mit weniger Aufwand als mit mehr.

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • Workflows und Tools
  • Verträge und Anlagen
  • KPI´s-Entwicklung und Monitoringaufbau

 

 

Step 3: Die Vergabe

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Mit allem Zipp und Zapp. Insbesondere aber auch mit einer vollständig ausgeplanten Implementierungsphase, sonst gelingt bereits der Start nicht…

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • vollständiges Ausschreibungspaket
  • Bewertungsverfahren und Vergabekommunikation
  • Implementierungsplanung und DL-Vereinbarungen

 

 

Step 4: Die Implementierung

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Der Plan ist das eine. Aber die Umsetzung das andere. Eine professionell geführte Implementierung will gelernt sein… und enthält wesentlich mehr Elemente, als immer gedacht…

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • Dokumentenbox und -controlling
  • Jour-Fix-Planung und -Vorbereitung
  • Implementierungsvorbereitung zur Eigendurchführung
  • Implementierungsbegleitung mit oder ohne Eigendurchführung
  • Implementierungsaudit

 

 

Step 5: Der Start-Up

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Nicht zu verwechseln mit der Implementierung. Unser Start-Up startet mit Beginn Regelbetrieb. Jetzt zeigt sich, wie gut alle vorher gearbeitet haben. Sofort!

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • Leistungsbegleitung und -messung
  • Performance-Audit FSM
  • Performance-Audit DLS

 

Den Einstieg finden & ein paar Referenzen

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Wie konsequent darf es sein? Vollgas oder erst einmal ein softer Einstieg. Bei letzterem freuen wir uns auf einen ordentlichen Workshop mit Ihnen. Bei ersterem auf das volle Programm.

 

Schauen Sie doch mal, wie andere das bereits gemacht haben:

 

 

Tiefer einsteigen:

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