Home » Betrieb & DLS » Betreiberverantwortung & Rechtskonformität

Wie Sie in Sachen Betreiberverantwortung den Durchblick bekommen und behalten

Unruhig?

Unbekannt, unklar, unvollständig, untauglich – UNRUHIG?! Geht es um Betreiberverantwortung, ist man schnell bei Haftung, Staatsanwalt und sonstigen Drohkulissen. Als müsste jeder jetzt erst mal ganz schnell 2.000 und mehr Regularien auswendig drauf haben, dann alle Delegationsschreiben verfassen und unterschreiben lassen und anschließend mit den Dienstleistern kämpfen, um alles tipp topp und 1A in Ordnung zu halten. Nach dieser Logik funktioniert die Debatte.
Aber die eigentlichen Probleme, die bleiben:

  • Unklare Verantwortungszuordnung
  • Unvollständige Delegation
  • Untaugliche Pflichtenübertragung an Dienstleister
  • Unsichere Nachunternehmersituation
  • Undurchsichtige Dokumentation
  • Unbekannte Haftungsmängel
  • Und so weiter

Röntgenblick

Stellen Sie sich vor, Sie wären in allem immer nachweisfähig auf Knopfdruck. Und die Objekt- sowie Anlagen- und Bauteillisten wären sowohl vollständig wie auch aktuell. Die Zuständigkeiten und Delegation an Ihre Mitarbeiter und Kollegen wäre rechtsicher wie auch fair und handhabbar. Und Sie wissen sicher, dass alle Mitarbeiter der eingesetzten Dienstleister und Sub-Dienstleister ordentlich bezahlt und behandelt werden. Da kann der Zoll kommen, wann er will.

Wenn wir Ihnen eine Superkraft wünschen dürften, dann wäre es der Röntgenblick, der Ihnen diesen kompletten Durchblick verschafft.

Die Lösung

Your Subtitle Goes Here
C

Gegen die Un-s, helfen zwei A-s: Aufbau und Ablauf!
Wir machen mit Ihnen gemeinsam Ihre Organisation im Aufbau und in allen Abläufen fit, damit Sie rechtskonform aufgestellt sind – als Eigentümer, als Auftraggeber oder beides.

Aufbau – mit dem Fokus auf die Klarheit über die Objekte beginnt mit der richtigen Aufbauorganisation. Es wird exakt geklärt, wer sich um was kümmert – entlang des Funktionsmodells. Und diese Funktionen werden dann in eine sichere und vertikale Delegations- UND Exkulpationslinie gebracht. Danach geht es dann über eine vollständige Objekttransparenz und Zustandsbewertung zu Übergabe- und Übernahmeregelung sowie Verantwortungszuordnung.

Ablauf – richtet den Blick auf die Betriebsleistungen an den Objekten. Dafür braucht es geklärte Abläufe, entwickelte Prozesse, nachweisende Dokumente, Sicherstellungsverfahren und Nachunternehmersteuerung – entlang des Leistungsmodells. (Interner Link auf das Video zum FuLM) Immer mit dem besonderen Fokus auf Pflichtleistungen entlang aller gültigen, gesetzlichen Regelungen.

Step 1: Objekt- und Portfoliotransparenz

Your Subtitle Goes Here
C

Sichten, sortieren, clustern und prüfen Sie Ihre Objekte bzw. Ihr Portfolio auf Herz und Nieren. Daran geht kein Weg vorbei. Verzichten Sie aus Aufwandsgründen darauf, wird es Ihnen unweigerlich auf die Füße fallen.

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • Portfolio- und Objektsichtung, -sortierung und -clusterung
  • Objektdatenmodell zur betriebsfokussierten Erstellung der Stammdaten
  • i²fm Objekt-Due-Diligence in 6 Stufen
  • rechtskonforme Objektübergabeverfahren für Objektmanagern

 

 

Step 2: Screening Aufbau- & Ablauf-Orga

Your Subtitle Goes Here
C

Schaffen Sie vollständige Transparenz über Ihre Aufbau- und Ablauforganisation.

Haben Sie Lücken in Ihrer Aufbau- und Ablauforganisatiob? Ja? Vielleicht? Um das genau zu analysieren, können Sie auf unsere jahrzehntelange Erfahrung zurückgreifen. Wir waren zum Beispiel federführend an der Entwicklung des Funktions- und Leistungsmodells RealFM e.V. beteiligt. Das Funktionsmodell dient der Entwicklung von Aufbauorganisationen. Alle Funktionen und Verantwortlichkeiten, die im Betrieb von Facilities auftreten, sind darin zusammengefügt. Das Leistungsmodell stellt allgemeingültig den Ablauf jeder Dienstleistung dar. Alle relevanten Schritte der Leistungserbringung sind darin lückenlos abgebildet.

Wir analysieren und entwickeln mit Ihnen gemeinsam von der Prozesslandkarte durchgängig bis zur Mitarbeitervereinbarung, sodass von vorne bis hinten alles zusammenpasst.

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • Verantwortungsanalyse
  • Prozessanalyse
  • Complianceanalyse
  • Workflows & Verantwortungszuordnung Betrieb
  • Prozesslandkarte Betrieb

 

 

Step 3: Dienstleistungssteuerung & Objektmanagement

Your Subtitle Goes Here
C

Entwickeln Sie Ihre Prozesse entlang der generischen Modelle und wählen Sie die notwendigen Werkzeuge aus.

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • Alle Steuerungstools
  • Objektübernahme und -abgabe
  • Formale Delegation

 

 

Step 4: Onboarding

Your Subtitle Goes Here
C

Holen Sie Ihren Dienstleister mit ins Boot.

Von guter Zusammenarbeit profitieren alle Seiten, weil Zeit, Geld und Nerven geschont werden. Dass einem Dienstleister das Bestreben nach präventiver Dienstleistungssteuerung aber erst einmal suspekt vorkommt, ist sicher verständlich. Das lässt sich lösen. Die Erfahrungen in unseren Onboarding-Workshops sind da durch die Bank positiv.

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • Workshop Dienstleister mit an Bord holen
  • Vereinbarung der Verfahrung zur Leistungssicherstellung

 

Step 5: Monitoring, KPIs, Audit

Your Subtitle Goes Here
C

Messen Sie den Erfolg.

Eine ständig aktuelle Übersicht über den Stand der Leistungs-Performance des Dienstleisters und damit über den Betrieb der Objekte. Das wäre doch was, oder? Dafür braucht es nur die richtigen KPIs und die entsprechenden Dashboards, die diese KPIs in Verbindung und zur Auswertung bringen. Nichts mehr, aber auch nichts weniger.

Das neue i²fm-Steuerungsmodell steht und fällt mit der nachweislichen Erbringung aller Auftraggeber-seitigen Steuerungsleistungen. Und diese fallen der Organisation immer dann am leichtesten, wenn die Kompetenz der Steuerer stimmt und alle Prozesse eingehalten werden. Dies lässt sich natürlich auch auditieren.

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • KPI-System
  • Monitoring
  • Audit Steuerungsfähigkeit

 

Den Einstieg finden & ein paar Referenzen

Your Subtitle Goes Here
C

Für den Anfang empfiehlt sich natürlich immer zuerst die Standortbestimmung:

  • Objekt- bzw. Portfoliotransparenz – ob näherungsweise als Quick Check oder mit der Sorgfalt einer ordentlichen Due Diligence Bewertung
  • Prozesse – sind sie standardisiert/ standardisierbar und werden sie angewendet?
  • Verantwortungen – sind sie eindeutig, vollständig und überschneidungsfrei vereinbart?
  • Compliance – besteht Nachweisfähigkeit & Vollständigkeit?

Oder Sie nehmen sich eine Stunde Zeit, um sich unser Video zum funktionierenden Steuerungsmodell anzuschauen.

 

Unsere Kunden haben das Thema übrigens folgendermaßen gelöst:

 

 

Was läuft mit i2fm anders?

Your Subtitle Goes Here
C

Wir helfen Ihnen, eine ordentliche Aufbau- und Ablauforganisation zu bekommen, anstelle von irgendwelchen künstlichen Verantwortungsdefinitionen. Denn Betreiberverantwortung ist nichts separates, das irgendwie noch on top kommt.

Und von uns bekommen Sie auch Hilfe bei der Fleißarbeit, anstatt Beratertätigkeiten für die Galerie.

Tiefer einsteigen:

Tiefer einsteigen:

Tiefer einsteigen: